СРМ Track.com — инструкция для сотрудников

Для менеджеров, бухгалтеров и руководителей ОсОО «Тракком». Версия от 05.07.2026.

1. Вход и первое знакомство

1. Откройте в браузере crm.track.kg (для России зеркало — crm.trackcom.ru).
2. Введите рабочую почту и пароль, которые вам выдал администратор. При первом входе система попросит сменить временный пароль на свой.
3. Слева — главное меню (Дашборд, Компании, Автопарк, Заказы и т.д.). Сверху справа — колокольчик (уведомления), чат (мессенджер), переключатель тёмной/светлой темы и ваш профиль.

2. Роли сотрудников — кто что видит

Клиенты, партнёры, диспетчеры и реселлеры заходят по тем же адресам, но видят только свои кабинеты и данные — за это отвечает система, отдельно ничего настраивать не нужно.

3. Дашборд

Первый экран после входа: ключевые цифры (заказы, дебиторка, выплаты), платёжный календарь и карта активных рейсов. Щелчок по маркеру машины на карте показывает маршрут и водителя. Щелчок по цифре-показателю открывает расшифровку.

4. Компании (клиенты и контрагенты)

Добавить нового контрагента

1. Меню Компании → кнопка «Пригласить» (быстрый способ) или «+ Добавить» (полная форма).
2. В «Пригласить» выберите тип: Клиент / Партнёр / Диспетчер / Суб-экспедитор, заполните название, ФИО, почту и телефон. Система создаст компанию, пришлёт человеку письмо с доступом.
3. Контрагент сам заполняет реквизиты и подписывает договор в своём кабинете. Пока договор не подписан — компания помечена «Внешний» и её документы ведутся вручную.

Форма добавления компании — что заполнять

• Тип (Клиент/Партнёр/Диспетчер/Суб-экспедитор) и Страна — обязательны; от типа зависит договор и кабинет.
• Ответственный менеджер — кто ведёт эту компанию (по умолчанию — вы).
• Тумблер «Внешний клиент — документы вручную» — для тех, кто работает «по бумаге» без кабинета.
• Тумблер «Ознакомительный доступ» — пустить в систему до подписания договора (для знакомства с продуктом).
• Дальше блоками: основные данные (торговое и юр. название), рег. данные (ИНН, ОКПО), адрес, руководитель, контакты, банковские реквизиты. Обязательное отмечено красной звёздочкой — остальное можно дозаполнить позже в карточке.

Быстрая альтернатива — кнопка «Пригласить»: минимум полей, остальное контрагент заполнит сам в своём кабинете.

Карточка компании

Двойной щелчок по компании: вкладки «Реквизиты», «Сотрудники», «Банковские счета», «Документы», «Баланс» (у клиентов), статистика и платёжная дисциплина (цветная метка надёжности). Здесь же — формирование и просмотр договора, загрузка скана с печатями, кнопка «Пригласить в кабинет» для компаний, которые ведутся вручную.

5. Автопарк (водители и транспорт)

Завести водителя

1. Автопарк → «+ Добавить» → заполните ФИО, телефон (он же логин в приложении), данные документов.
2. В карточке водителя (двойной щелчок) — вкладки: данные, документы (паспорт, права, ADR — с фото), заказы, Контроль (доступ в приложение).
3. На вкладке «Контроль» задайте PIN — водитель входит в приложение по номеру телефона и этому PIN. PIN можно отправить письмом или в WhatsApp одной кнопкой.
4. Там же — блокировка доступа (на срок или насовсем) и сброс PIN.

• Компания — чей водитель (по умолчанию Track.com; для партнёрского выберите компанию партнёра). Тип — Штатный (трудовой договор) или Привлечённый (частник по договору услуг).
• Фамилия, Имя — обязательны; телефон станет логином в приложение.
• Документ, удостоверяющий личность: вид (паспорт/ID), номер, кем и когда выдан, срок действия. Адреса прописки и проживания.
• После «Добавить» откройте карточку: загрузите фото документов, добавьте водительское удостоверение/ADR и выдайте PIN на вкладке «Контроль».

Транспорт

Тягачи и прицепы заводятся отдельно и связываются с водителем (связка «тягач + прицеп»). Договоры аренды ТС формируются прямо в карточке машины. У водителя может быть несколько связок — активную он выбирает в приложении, менеджер подтверждает.

Форма транспорта начинается с выбора вида — Тягач, Фургон или Прицеп — и подстраивает поля под него: марка/модель, госномер, VIN, год, тип кузова (тент/реф/борт…), грузоподъёмность и габариты, данные владельца и тех. паспорта.

Что водитель делает сам из приложения

• Присылает фото новых документов (права, паспорт, техпаспорт) — они падают к вам в раздел Подтверждения, где менеджер вносит данные и подтверждает.
• Предлагает добавить новую машину (фото техпаспорта) — заводите её вручную после проверки.

Досье и удостоверение

Из карточки водителя печатаются «Досье» (A4 со всеми документами) и публичная карточка-удостоверение с QR-кодом — её водитель показывает на проверках.

6. Заказы — главный процесс

6.1. Создать заказ

1. Заказы → «+ Создать». Сверху формы выберите режим: Упрощённая (города, груз, кузов, даты — для быстрой публикации на биржу) или Детальная (все условия: стоимость, авансы, штрафы, услуги).
2. Маршрут: начните вводить город — выберите подсказку, страна подставится сама. Можно добавить промежуточные точки. Карта построит маршрут автоматически (в обход Китая, через правильные погранпереходы); маршрут можно поправить перетаскиванием линии.
3. Груз: наименование, вес, объём; в детальной форме — таблица позиций с габаритами.
4. Стоимость (детальная): цена для клиента, ставка водителю, комиссия, аванс (процент или сумма — считается в обе стороны), тарифы простоя и опоздания, штраф за срыв.
5. Нажмите Сохранить — заказ создан черновиком.

6.2. Опубликовать

В карточке заказа — кнопка «Опубликовать». Заказ уходит в общую ленту: его видят все водители на смене и партнёры. Одновременно автоматически формируется Заявка клиенту.

6.3. Предложения и торг

1. Отклики собираются во вкладке «Предложения» карточки заказа (и в общем разделе «Предложения»). У заказа в списке виден счётчик новых откликов.
2. По каждому предложению можно: Принять, Отклонить, отправить Контр-предложение (своя цена/условия — торг продолжится) или Обсудить (чат с водителем прямо по предложению).
3. «Принять» можно несколько предложений сразу — заказ забирает тот водитель, который первым подтвердит в приложении. Его подтверждение = подпись поручения.

6.4. Назначение и документы

После подтверждения водителя заказ переходит в «Назначен», автоматически формируется Поручение перевозчику, при наличии аванса — счёт на аванс. Все документы — во вкладке «Вложения» карточки заказа, там же видна цепочка подписания (Заявка → Поручение → АВР → АВР водителя).

6.5. Рейс

Водитель отмечает этапы в приложении: выехал на погрузку → на погрузке → выехал → на выгрузке → сдал груз. Каждый этап виден в истории заказа и приходит уведомлением. На мини-карте карточки — живая позиция машины, пройденный путь серым, прогресс рейса в процентах. Кнопка «Поделиться» у номера заказа даёт публичную ссылку отслеживания для клиента/получателя.

6.6. Простои и инциденты

Если машина стоит на погрузке/выгрузке сверх нормы — водитель фиксирует простой в приложении. Система сама считает сумму по тарифу заказа, формирует акт и счёт, отправляет клиенту: 5 дней на возражение, иначе — подписано автоматически. Аналогично — опоздания и дополнительные расходы (с фото чеков).

6.7. Изменения после подписания — Доп. соглашения

Если условия подписанного заказа меняются (цена, сроки оплаты), система попросит оформить ДС — оно формируется автоматически из ваших правок и подписывается сторонами. Адрес/уточнение груза у «упрощённых» заказов правится без ДС.

6.8. Завершение

После сдачи груза автоматически выходят счёт на остаток и АВР. Заказ станет «Завершён» только когда клиент полностью оплатил и водителю выплачено — до этого он «Доставлен».

7. Предложения

Раздел собирает отклики по всем заказам сразу: удобно разбирать утром. Двойной щелчок — карточка предложения с условиями, историей торга и кнопками Принять/Отклонить/Контр.

8. Карта логистики

Все машины и активные рейсы на одной карте. Фильтры: на смене / в рейсе / свободен. Щелчок по машине — маршрут, водитель, заказ. Щелчок по заказу — его маршрут и фактически пройденный путь. Поиск по водителю — сверху.

9. Тарифы

Прайс на перевозки: общий (глобальный), по направлению, по типу груза или индивидуальный для конкретного клиента. Действующий тариф подсвечен. При установке индивидуального тарифа система сама формирует ДС к договору клиента. Калькулятор считает стоимость по параметрам груза.

Форма нового тарифа: область действия (общий / направление / тип груза / конкретная компания), ставки и валюта, срок действия. Для индивидуального тарифа система сама сформирует ДС к договору клиента.

10. Финансы

Три больших блока (вкладки сверху): Расчёты по заказам · Внутренняя бухгалтерия · Диспетчеры.

10.1. Расчёты по заказам

• Реестр — сводная таблица по каждому заказу: выставлено, оплачено, выплачено, прибыль. Фильтр по периоду.
• Календарь — ожидаемые оплаты и выплаты по дням.
• Счета — выставление клиенту (аванс / остаток / полный). Позиции подставляются из заказа. Счёт можно аннулировать (с причиной) или удалить черновик.
• Акты (АВР) — формируются автоматически при завершении рейса, номер зеркален счёту.
• Поступления — деньги от клиентов заносятся вручную (банковского API в КР нет). Если клиент заплатил больше — система предложит раскидать переплату по другим его счетам, остаток уйдёт в депозит клиента. При наличных автоматически создаётся ПКО.
• Выплаты перевозчикам — цепочка из 4 подтверждений: руководитель → главбух → водитель (в приложении) → кассир «Выдал». Деньги передаются только после всех подписей. Если водитель не подтверждает в приложении — есть кнопка «Провести вручную».
• ПКО/РКО — кассовые ордера, печать с подписями или пустыми линиями.
• Дебиторка / Кредиторка — кто должен нам / кому должны мы. Просроченные счета подсвечены, пеня считается автоматически (уведомлением, без автосчёта).

Формы: новый счёт и регистрация поступления

Счёт (Счета → «+ Создать»): номер назначится сам; выберите тип (перевозка/аванс/остаток), валюту, клиента и заказ-основание — позиции подставятся из заказа (можно добавить строкой или из справочника услуг). Подписант и банковский счёт в нужной валюте подставляются автоматически. Кнопка «Превью» покажет документ до создания.

Поступление (Поступления → «+ Создать»): входящий номер платёжки, дата, метод (банк/наличные/карта), заказ, сумма и счёт зачисления. При наличных автоматически создаётся ПКО; если сумма больше остатка по счёту — появится панель разноса переплаты по другим заказам клиента.

10.2. Внутренняя бухгалтерия

• Два режима: Официальный и Внутренний. Переключение — только Администратор и бухгалтеры, по паролю. При выходе из системы режим сбрасывается на официальный.
• Счета и касса (балансы по 6 валютам, без пересчёта в одну), переводы и обналичка (комиссия считается сама), доходы и расходы по категориям, зарплаты (ведомость с налогами КР), кредиты (график из банка, платежи), налоги (единый налог безнал 4% / нал 6%, следилка порога НДС 8 млн), P&L и ДДС — оба отчёта в двух режимах, основные средства с амортизацией.

10.3. Диспетчеры

Кошельки диспетчеров: баланс, тестовый период (14 дней, кнопка «Продлить»), пополнения. Когда диспетчер жмёт «Пополнить» в приложении — вам приходит уведомление «Запрос на пополнение кошелька»: получите деньги и проведите пополнение здесь вручную (онлайн-оплата картой появится с подключением эквайринга).

11. Документы

• Все документы всех заказов и компаний — в одном модуле, с фильтрами по типу/статусу/периоду.
• Статусы подписания: Черновик → На подписи → Подписан (или Автоподписан через 5 дней). Возражение клиента видно сразу.
• К любому документу можно загрузить скан с мокрой подписью — это закрывает документ как подписанный.
• «Переформировать» перевыпускает документ по актуальному шаблону (подписанные защищены от перезаписи).
• На каждом документе — QR-код: по нему открывается защищённая паролем публичная страница (пароль свой у каждой стороны).
• Вкладка «Шаблоны» — просмотр наших фирменных шаблонов; оформление меняется централизованно.

12. Заявки с сайта

Формы с лендинга track.kg попадают в раздел Заявки (пункт меню с счётчиком новых). По каждой: «В работу» → кнопка «Подключить» — создаёт компанию нужного типа и высылает доступ; заявка помечается «Подключён».

13. Мессенджер и звонки

• Иконка чата сверху. Типы чатов: личные, чат заказа (автоматически собирает менеджера, водителя и клиента), рассылки.
• Можно отправлять текст, фото, видео, файлы и голосовые; отвечать на сообщение, ставить реакции.
• Звонки — аудио и видео прямо из чата (и из карточки водителя). Звонок водителю по заказу приходит именно ответственному менеджеру этого заказа.
• Вопросы водителей по опубликованным заказам приходят в чат предложения (карточка заказа → Предложения → Обсудить) — уведомление ведёт прямо туда.

14. Почта и Корреспонденция

Почта — корпоративный ящик @track.kg прямо в СРМ: входящие, отправка, шаблоны ответов, статусы писем, создание заказа или инцидента из письма.

Корреспонденция — официальные письма на фирменном бланке: коммерческие предложения, претензии, гарантийные, уведомления и т.д. Письмо формируется из шаблона, подписывается, печатается или уходит по почте с PDF, прикрепляется к заказу.

15. Инструменты: размещение груза

1. Инструменты → «Размещение груза» → загрузите пакинг-лист (Excel/CSV, поддерживаются даже китайские шапки; PDF распознаётся ИИ).
2. Система сама разложит позиции по машинам (еврофуры, меги, тралы) с учётом веса, габаритов и штабелирования. Позиции можно перетаскивать между машинами вручную.
3. По каждой машине — кнопка 3D: наглядная укладка. Проставьте цены за машину — получится КП.
4. Кнопки: «Скачать Excel/PDF», «Сформировать КП» (уходит в Корреспонденцию для отправки клиенту), «Создать заказы в СРМ» — по черновику на каждую машину.

16. Подтверждения

Сюда падает всё, что прислали водители из приложения и что требует проверки менеджера: фото профиля, документы водителя и ТС, смена связки тягач+прицеп, адреса. Открываете запись → на форме вносите данные с фото документа → «Принять». Данные встают в карточку водителя/машины автоматически.

17. Частые вопросы

ОсОО «Тракком» · Track.com · версия инструкции 1.0 (05.07.2026)